A digitalizáció és az automatizáció egyre több területet érint, így egyre hangsúlyosabb szerephez jutnak a folyamatmenedzsment rendszerek – különösen az olyan low-code keretrendszerek, mint a WorkflowGen, amely mesterséges intelligencia segítségével is támogatja a működést.
De hogyan zajlik egy ilyen rendszer bevezetése a valóságban? Milyen lépésekből áll, milyen területeket érint, és hogyan biztosítható, hogy a munkatársak ne akadályként, hanem lehetőségként tekintsenek rá?
1. Felmérés – a belső folyamatok és üzleti célok átlátása
A bevezetés első és talán legfontosabb lépése a részletes igényfelmérés és a meglévő folyamatok feltérképezése. Ennek során megvizsgáljuk:
- Milyen üzleti folyamatok működnek jelenleg?
- Hol fordulnak elő rutinszerű, ismétlődő tevékenységek?
- Milyen célokat szeretne elérni a vállalat (pl. egységes dokumentumkezelés, gyorsabb jóváhagyási folyamatok, riportkészítés)?
Már ebben a fázisban sokat segít a mesterséges intelligencia azáltal, hogy elemzi a meglévő dokumentációt, levelezést, és képes azonosítani a leggyakoribb elakadási pontokat, illetve ismétlődő gyakorlatokat a működésben.
2. Folyamatmodellezés és optimalizálás
Következő lépés a feltérképezett folyamatok modellezése és optimalizálása. A cél a meglévő működés újragondolása – egyszerűsítése, digitalizálása, szükség esetén teljes újratervezése. A folyamat során végigvesszük:
- Hol indul és hol végződik az adott folyamat?
- Milyen döntési pontok és döntések kapcsolódnak hozzá?
- Milyen dokumentumokat érint?
Az AI ebben a szakaszban is támogatja a munkát: képes modellezési javaslatokat adni, szűk keresztmetszeteket azonosítani, valamint előrevetíteni, hogy bizonyos módosítások várhatóan hogyan hatnak a működésre.
3. Rendszerépítés és tesztelés – valós adatokkal
A jóváhagyott folyamatokat ezután lemodellezzük a WorkflowGen rendszerében, beállítva:
- jogosultságokat,
- értesítési szabályokat,
- folyamatlépéseket,
- valamint a felhasználói felületeket.
A tesztelés során valós üzleti példákkal vizsgáljuk, hogy a folyamat megfelelően működik-e, logikusak-e a lépések, és helyesen reagál-e a rendszer. Az AI automatikusan figyeli az eltéréseket, válaszidőket, hibákat, és javaslatokat tesz a finomhangolásra.
4. Munkatársak bevonása és oktatás
A sikeres bevezetés egyik kulcsa a munkatársak aktív bevonása. A rendszer nem lesz működőképes, ha a munkatársak nem használják szívesen.
- Már a tervezési fázisban fontos a kulcsszereplők bevonása.
- Lehetőséget kell biztosítani a tesztelésben való részvételre és visszajelzésekre.
- Workshopok, belső bemutatók segíthetik a rendszer elsajátítását
Hasznos lehet, ha interaktív, mesterséges intelligenciával működő chatbotok, oktatási asszisztensek és digitális súgók segítenek a betanulásban – akár személyre szabottan is.
5. Élesítés és hosszú távú támogatás
A rendszer élesítése történhet fokozatosan is – például egy HR- vagy pénzügyi folyamatra koncentrálva, majd más területekre bővítve.
A bevezetés utáni időszakban különösen fontos:
- a felhasználói visszajelzések figyelembevétele,
- a hibák javítása és a rendszer finomhangolása,
- az új folyamatok fokozatos digitalizálása,
- az AI-funkciók integrálása (pl. automatikus riportkészítés, feladat sorrend optimalizálás)
A rendszer használatából keletkező adatok alapján a mesterséges intelligencia képes döntéstámogató statisztikákat, előrejelzéseket és teljesítménymutatókat is készíteni.
Mely vállalati területeken érezhető leginkább a rendszer bevezetésének hatása?
A WorkflowGen rendszer és az Eastflow csapatának támogatásával megvalósuló bevezetések során ügyfeleink az alábbi területeken tapasztalták a legnagyobb előrelépést:
- Gyártás – a bérgyártási státuszok követése, átfutási idők csökkenése
- HR – a toborzási, beléptetési, szabadság- és teljesítmény kezelési folyamatok automatizálása
- Pénzügy / beszerzés – ajánlatkérések, szerződés- és számlakezelés digitalizálása
- Vezetői döntéshozatal – automatikusan generált, valós adatokon alapuló AI-riportok és statisztikák támogatják a megalapozott döntéseket
Valós példa: Florin Zrt. – működés a gyakorlatban
A Florin Zrt. példáján keresztül jól látszik, mekkora változást hozhat egy jól bevezetett folyamatmenedzsment rendszer:
- Átláthatóvá váltak a feladatok és státuszok
- Megszűntek az „elfelejtett”, „gazdátlan” feladatok
- Javult a feladatátadás, gördülékenyebb lett a kommunikáció
- Egységessé és könnyen visszakereshetővé vált a dokumentáció
- AI segítségével a partnerek már önállóan is képesek riportokat generálni– például döntéshozatal támogatására
Záró gondolatok
Egy modern, mesterséges intelligenciával támogatott folyamatmenedzsment rendszer nemcsak hatékonyabbá, de strukturáltabbá és mérhetőbbé is teszi a vállalat működését. A bevezetés kulcsa a fokozatosság, átlátható tervezés, és mindenekelőtt a munkatársak aktív bevonása.
Ha kíváncsi, hogyan zajlik egy ilyen átalakulás a gyakorlatban, nézze meg a legutóbbi Workflow Mesterkurzus felvételét, amely a Florin Zrt. példáján mutatja be a bevezetés lépéseit.
További olvasnivaló a témában:
Hogyan lehet kiépíteni a folyamatmenedzsment rendszert?
WorkflowGen a gyártás szolgálatában
