Minden üzletkötés kulcsa a pontos keretek közé foglalt, később is gond nélkül előkereshető szerződés. Egy papíralapú dokumentum kapcsán azonban számos probléma merülhet fel – és nem is mindegyik orvosolható. Ezért fontos, hogy legyen belőle egy aláírt, könnyen előhívható online példányunk is. Ám az elektronikus dokumentum automatikusan még nem lesz bizonyító erejű egyetlen jogi kérdés esetén sem. Mi kell hát ahhoz, hogy egy online szerződés valóban hiteles legyen, és milyen, szerződéshitelesítéssel kapcsolatos problémákat képes megoldani a WorkflowGen? Cikkünkből kiderül!
A papíralapú szerződéskötés lehetséges hátrányai
Egy hagyományos, nyomtatott formátumú dokumentumról tudjuk: attól a pillanattól kezdve érvényes, hiteles, hogy rákerült mindegyik érintett fél szignója. Azonban számos, előre nem látható körülmény merülhet fel az aláírása kapcsán – leggyakrabban az alábbiak:
– nincs az irodában az, akinek alá kellene írnia a szerződést;
– újra kell nyomtatni a dokumentumot, egy utólag észrevett hiba miatt;
– több aláírás szükségessége esetén: az illetékesek egymásra várnak;
– az eredeti példány a postán bármikor elkallódhat – és ha csak az az egy volt belőle, kezdődhet az egész aláírási procedúra elölről;
– mindezeken felül a benne foglalt promóciós vagy mennyiségi kedvezmények, vállalások teljesítése, a fizetési határidők betartása is nehéz rendszeres emlékeztetés híján (egyetlen szerződést sem nézegetünk „csak úgy”).
Ahhoz, hogy ezek a problémák elkerülhetőek legyenek, mindössze két dologra van szükségünk: a szerződés elektronikus nyilvántartására, valamint annak hitelesítésére egy elektronikus aláírással.
A WorkflowGen megoldást kínál minderre!
De, hogy is néz ki egy szerződés elektronikus nyilvántartása a gyakorlatban? A WorkflowGen folyamatmenedzsment rendszernek köszönhetően a drag & drop módon létrehozható és egymáshoz fűzhető feladatokkal egyszerűen összeállíthatjuk a szükséges folyamatokat. Az űrlapra minden adatot felvihetünk a szerződésről, melyeket később szerkeszthetünk is. A program emlékeztet minket a határidőkre is: ha látjuk például, hogy egy jóváhagyás elakadt, ellenőrizhetjük azt egy státuszriport lekérésével. Ha pedig bármilyen módosítási igény felmerülne a folyamat során, visszaküldhetjük a dokumentumot például a szakmai/pénzügyi vezetőnek, illetve a kapcsolattartónak. Ha tehát szeretnénk, hogy egyetlen fontos szerződésrészletről se feledkezzünk meg, a WorkflowGen-nel ezt is biztosíthatjuk.
Hogyan lesz egy elektronikus dokumentum hiteles?
Ám, ahogy azt az elején is említettük: önmagában egy elektronikus dokumentumnak még nincs komolyabb joghatása. Az Új Ptk. Tanácsadó Testület szerint megoszlanak a vélemények arról, hogy az írásbeliség követelményeinek egy SMS, e-mail, Messenger-üzenet vagy egy szabadon, akár utólag is szerkeszthető PDF-dokumentum eleget tesz-e. Így, ha szeretnénk biztosítani, hogy online szerződésünk ne csak a kinyomtatása után váljon hitelessé, erre is megvan a megoldás a WorkflowGen-ben.
Ez pedig az elektronikus aláírási lehetőség. Ezzel a megoldással elég mindössze egyetlen, hitelesített példányt létrehoznunk a szerződésből – ugyanaz lesz a joghatása, mintha kinyomtatnánk a dokumentumot. Így a jogviták esetén teljes bizonyító erővel bír a szerződés, hiszen eleget tesz a Ptk. szerinti írásbeliség összes követelményének: a tartalom változatlan visszaidézhetőségének, a létrehozási időpont feltüntetésének és a nyilatkozattevő személyek azonosíthatóságának.
Kezelje szerződéseit könnyen és biztonságosan a WorkflowGen folyamatmenedzsment rendszerrel!
