Egy vállalat hatékony működésének kulcsa az átláthatóság és a szervezettség. Ebben nyújthatnak páratlan segítséget a workflow folyamatmenedzsment rendszerek. Az automatizált folyamatok alkalmazásával nemcsak egyszerűsíthetők a feladatkezelés és adatkezelés lépései, hanem lehetőség nyílik a mesterséges intelligencia bevonására is. Ez a új technológia képes az adatfeldolgozást és értelmezést olyan szintre emelni, amely korábban elképzelhetetlen volt. Ráadásul ezek a modern eszközök már most is elérhetőek, és készek arra, hogy a vállalatok szolgálatába álljanak.
Az Eastflow Technology Kft. ügyvezetője, Szabó Imre és az it4all Hungary Kft. alapító-ügyvezetője, Boros Péter, az ötödik Workflow Mesterkurzuson tartották meg interaktív előadásukat a „Mesterséges intelligencia és workflow: A vállalati hatékonyság jövője” címmel. Az előadás rávilágított arra, hogy ezek az eszközök nemcsak a jövő lehetőségeit hordozzák magukban, hanem már most is a gyakorlatban segítik a vállalatok fejlődését.
A mesterséges intelligencia múltja, jelene és jövője
Nagyon sok tévhit él azzal kapcsolatban, hogy a mesterséges intelligenciát mire, hol és hogyan lehet használni. Ha hasonlítani szeretnénk valamihez a vállalati működésben, munkafolyamatokban, akkor az AI-t úgy képzelhetjük el, mint egy kezdő munkavállalót, akit ha jól irányítunk a workflowban és helyezük el a folyamatokban, akkor nagyon sokat tud segíteni. Azonban ha túlgondoljuk a szerepét, akkor problémákat okozhat.
Az AI evolúciója az 1950-es évekre nyúlik vissza, már a 60-as években működtek chatbotok. Az írott szövegnek a feldolgozása hozta a GPT-alapú modellek megjelenését, ami forradalmian új megközelítést hozott. Az AI, amit most ismerünk és használunk nem okos, hanem olvasott. Amiről olvasott, azzal kapcsolatban képes helyes válaszokat adni a megfelelően megfogalmazott kérdésekre. Ugyan a mai napig vannak vele kapcsolatos kihívások, korlátok, jogi kérdések, azonban a tapasztalatok egyre nőnek.
Sokan féltik a munkájukat a mesterséges intelligenciától. Fontos kijelenteni, hogy az AI nem a kreatív munkákat végzi el, hanem a monoton, ismétlődő feladatokat tudja levenni az emberekről. Megelőzhető, hogy pályaelhagyókká váljanak a monoton feladatokat végző munkavállalók. Az adatelőállítás és adminisztráció helyett a munkatársaknak több idejük lesz a valódi szakmai feladatokra koncentrálni. A kreativitást igénylő feladatok megmaradnak az embereknek. Úgy is használhatjuk, mint egy okos-asszisztens, vagy mentori „szerepkörben” tanítja be akár az új munkavállalókat. A munkakörhöz kapcsolódó dokumentum alapján kikérdez, majd kiértékeli a válaszokat, felvázolva hol tart most adott munkatárs a folyamatokban.
De hogyan építhető be az AI olyan folyamatirányító rendszerekbe, mint például a WorkflowGen?
Például hibrid megoldásként, emberi kontroll mellett működik, strukturálatlan adathalmazból képes strukturált rendszerbe rendezni az információkat, továbbá segítheti a döntések előkészítést, vagy számára engedélyezett szintű, folyamatbeli döntéseket meg is hozhat maga.
Néhány gyakorlati példa:
- Ügyfélszolgálatra különböző területekről, különböző témában beérkező kérdéseket a mesterséges intelligencia szakterületekhez rendezi, a következő workflow lépéshez kapcsolja. Hatékonyabbá válik az ügyfélszolgálat munkája, hiszen nagy mennyiségű beérkezett adat esetében is gyorsan képes a rendszerezésre. Megfelelő “betanítás” és a megfelelelő információk, adatok rendelkezésre állása esetén a kérdésekre intelligens és precíz választ is létrehozhat, amelyet emberi jóváhagyással, vagy önállóan meg is küldhet a kérdezőnek.
- Beérkezett ajánlatkérés alapján képes ajánlatok összeállítása, javaslatok megfogalmazására, mely hatékonyabbá teszi az értékesítők munkáját.
- Az AI Képes egy hosszabb dokumentum összefoglalására írásban és szóban is a rendelkezésre álló információból, adatokból elemzéseket készít, amely segíti a döntéshozást. A vezető vissza tud kérdezni és az AI a rendelkezésre álló dokumentum alapján válaszolni tud ember bevonása nélkül.
- A terepen lévő munkatárs élőszóban is fel tudja mondani a jegyzőkönyvet, rögzíteni a tapasztalatokat, feladatokat. Akár alkatrész listát is készít az AI segítségével, így mire a munkával végez, az adminisztrációt is meg tudta csinálni.
- A mesterséges intelligencia segít egy akár idegennyelvű kézikönyvet feldolgozni, általa például egy szoftver működést elsajátítani, integrálni. Felhasználóként így nem kell végigolvasni a nagyon hosszú dokumentációt, és az AI-nek konkrét kérdéseket tudunk feltenni magyarul, de akár idegen nyelven is.
Ha bevezetünk egy workflow rendszert a vállalatnál, jelentősen több adat keletkezik a működésünkről, mint addig. A folyamatokról adatok keletkeznek, melyeket lehet rendszerezni, elemezni. Az AI a lezajlott folyamatokról és az adatokból is képes írásbeli, szóbeli összefoglalót készíteni, róla párbeszédet lefolytatni. Ilyen elemzési segítséggel még tovább optimalizálhatóak a folyamatok, illetve az adott vállalat működése.
