Tartalom feltöltés alatt – köszönjük a türelmet!
SzerződésMester
Végigvezeti a szerződések életciklusát sablonoktól az e-aláírásig.
Kit/melyik területet érinti: Jogi osztály (vállalati jogászok), Beszerzés/Értékesítés (szerződés kezdeményezők), Ügyvezetés
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
Teljes körű szerződéskezelő folyamat, amely a szerződések életciklusának minden lépését lefedi. Az üzleti területek a rendszerben kezdeményezik új szerződések létrehozását vagy meglévők módosítását, standard sablonok alapján. A workflow kezeli a jogi véleményezést és a többkörös jóváhagyást: a dokumentumot elektronikus formában megkapja az illetékes jogász és vezető, akik a rendszerben kommentelhetnek vagy jóváhagyhatnak. A megoldás integrált e-aláírási lehetőséget kínál, így a végleges szerződések digitálisan írhatók alá. A rendszer verziókövetést biztosít, így mindig látható, ki melyik verziót hagyta jóvá és milyen módosítások történtek. A jóváhagyott és aláírt szerződések egy központi tárhelyen elérhetők, metaadatokkal iktatva (pl. lejárati dátum, partner neve). A WorkflowGen biztosítja, hogy egy szerződés sem ragad bent a folyamatban, és minden határidő betartásra kerüljön.
JogiDokumentum Vizsgáló
Automatikus dokumentum-irányítás és verziókövetés a jogi áttekintéshez.
Kit/melyik területet érinti: Jogi osztály (vállalati jogtanácsos), Értékesítés/Beszerzés, Marketing
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
Gyors és ellenőrzött folyamatot biztosít minden olyan esetben, amikor valamilyen dokumentum jogi áttekintést igényel. Legyen szó szerződésről, megállapodásról vagy akár marketing anyagról, a kezdeményező feltölti a dokumentumot a rendszerbe, amely azonnal továbbítja a jogi csoportnak véleményezésre. A workflow rögzíti a határidőt és emlékezteti az ügyvédeket a feladatra. A jogászok a rendszerben adhatják meg a visszajelzéseiket vagy módosítási javaslataikat, miközben a dokumentum verziózva van. Ha szükséges, további körökre is lehetőséget ad a folyamat (pl. üzleti terület javítja a doksit, majd vissza a jogra). Végül a jogi osztály jóváhagyását követően a dokumentum “Jóváhagyva” státuszba kerül. Mindez biztosítja, hogy ne maradjon ki jogi kontroll egy fontos iraton sem, és hogy nyoma legyen minden módosításnak és döntésnek a dokumentum kapcsán.
SzerződésMegújító Figyelő
Lejárati értesítésekkel és hosszabbítási workflow-val sosem marad el egy megújítás sem.
Kit/melyik területet érinti: Értékesítési/Account menedzser, Beszerzési menedzser, Jogi osztály, Ügyvezetés
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
Figyelemmel kíséri a lejáró szerződéseket és időben elindítja a hosszabbításukhoz szükséges folyamatot. A rendszer nyilvántartja az ügyfelekkel vagy beszállítókkal kötött szerződések lejárati dátumait. Például 3 hónappal egy fontos szerződés lejárata előtt automatikusan értesíti az illetékes account managert vagy beszerzőt. A workflow elindít egy megújítási folyamatot, amely tartalmazza a szerződés felülvizsgálatát, az esetleges feltétel-módosítások egyeztetését és a jóváhagyási lépéseket (jogi, pénzügyi ellenőrzés). Az érintettek feladatot kapnak a rendszerben a rájuk eső teendőkkel. Az automatizmus gondoskodik róla, hogy ne felejtődjön el egy szerződés sem megújítani időben, ezzel megelőzve a szolgáltatások megszakadását vagy a kedvezőtlen utóalkukat. Minden megújítási döntés dokumentálva van, és a vezetés összesítve láthatja, hány szerződés van megújítás alatt vagy lezárva egy adott időszakban.
AuditMenedzser
Audit-terveket és tételes korrekciós folyamatokat kezel belső és külső ellenőrzésekhez.
Kit/melyik területet érinti: Minőségirányítási vezető, Belső ellenőrzés (Internal Audit) vezető, Compliance osztály, Felsővezetés
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
Megkönnyíti a belső és külső auditok tervezését, lebonyolítását és nyomon követését. A rendszerben előre rögzíthetők az éves audit tervek (pl. ISO 9001 belső auditok, pénzügyi auditok ütemezése). A workflow emlékezteti az érintetteket a közelgő auditokra, és előkészítő feladatokat oszt ki – például adatgyűjtést a megfelelés bizonyításához. Az auditorok (legyenek belső vagy külső partnerek) egy dedikált felületen tölthetik fel megállapításaikat és az audit jelentést. A talált nemmegfelelőségekre a rendszer automatikusan javító intézkedési folyamatot indít a felelős területek bevonásával. Az AuditMenedzser gondoskodik arról, hogy minden audit megállapítás nyomon követése megtörténjen, határidőre elkészüljenek a bizonylatok és jelentések. A vezetőség valós időben láthatja az auditok állapotát, az esetleges hiányosságokat és a lezárt intézkedéseket. Ezzel a megoldással az auditok nem jelentenek ad-hoc rohamot, hanem tervezett, átlátható folyamatot, mely biztosítja a folyamatos megfelelést.
A rendszerdokumentációk és szabályozó dokumentumok tárolása, elérhetősége megfelelő jogosultsággal biztosított (pl. auditnaplók, kockázatértékelések, jegyzőkönyvek). Emellett lehetőség van az audit dokumentációk űrlapokká alakítására, ahol az adatbevitel során a rendszer logikai ellenőrzést végez az adott szabvány követelményei alapján.
ComplianceFlow – Megfelelőségi és audit folyamat
Feladatokat kiosztva tartja karban a szabályozási és megfelelőségi teendőket.
Kit/melyik területet érinti: Compliance vezető, Belső ellenőrzési vezető, Minőségbiztosítási vezető
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
A belső ellenőrzések és auditok teljes folyamatát menedzseli. A minőségbiztosítási vagy megfelelőségi szakemberek ütemezhetik az éves auditokat, a rendszer pedig automatikusan értesíti az érintett területek vezetőit az audit időpontjáról és előkészületeiről. Az AI segít a dokumentumok előzetes átvilágításában: automatikusan ellenőrzi, hogy a feltöltött eljárások és bizonylatok megfelelnek-e az előírásoknak, és jelzi, ha eltérés van. Az audit során feltárt nemmegfelelőségekhez a workflow azonnal javító intézkedési tervet rendel és határidőt szab; a felelősök nyomon követik a megvalósítást, a rendszer pedig figyelmeztet a közelgő határidőkre. Ezzel a megoldással csökken a manuális adminisztráció, és biztosítható, hogy az audit megállapításokra időben reagál a szervezet.
HatáridőŐr
Valós idejű figyelmeztetésekkel és automatikus eszkalációkkal akadályozza meg a késéseket.
Kit/melyik területet érinti: PMO (Projekt Management Office), Üzleti folyamattulajdonosok, Ügyvezetés, IT
Olvasd tovább
Mit csinál pontosan:
Egy átfogó határidő-figyelő és eszkalációs rendszer, amely biztosítja, hogy a vállalati feladatok és jóváhagyások ne ragadjanak be. A workflow rendszer folyamatosan monitorozza az összes futó folyamatot és a hozzájuk rendelt határidőket. Ha egy feladat közelít a határidejéhez anélkül, hogy elvégezték volna, a HatáridőŐr figyelmeztetést küld az illetőnek. Például ha egy jóváhagyásra váró kérdést 2 napja nem döntöttek el, a rendszer e-mailt és chatüzenetet küld az érintett vezetőnek. A fejlett értesítési és eszkalációs rendszer valós idejű riasztásokkal minimalizálja a folyamatok elakadását. Ha a figyelmeztetésre sincs reakció, a workflow automatikusan eszkalálja az ügyet a felettes szintre vagy helyettesnek delegálja a feladatot. A HatáridőŐr testreszabható szabályokkal bír: pl. kritikus projektnél szigorúbb értesítési láncot alkalmaz, míg rutinfeladatnál elegendő egy emlékeztető. A vezetők egy irányítópulton áttekinthetik a késésben lévő feladatokat, és közbeavatkozhatnak. Ezzel a szolgáltatással a szervezet biztos lehet benne, hogy nincsenek elfelejtett feladatok vagy elveszett jóváhagyási kérelmek, mert a rendszer mindent észben tart helyettük.
